La gestión documental consiste en un conjunto de prácticas orientadas a administrar el flujo de documentos de una organización. Ésta se rige necesariamente por una serie de criterios o principios que hay que tener en cuenta para que la gestión de documentos se desarrolle de forma efectiva.
En este post veremos en qué consisten esos principios básicos que hay que tener en cuenta para la gestión de documentos en la empresa.
Los 9 principales principios para la gestión documental
La gestión documental eficaz tiene en cuenta los siguientes principios para su funcionamiento:
1. Almacenamiento
El primer punto que hay que tener en cuenta es el lugar de almacenamiento de los documentos. ¿Dónde se van a almacenar? Éste puede ser un sitio físico (unos archivos documentales donde se guarda papel), o un sitio virtual (una base de datos en un servidor, un programa en la nube) con una base física (el hardware).
2. Recuperación
Otro punto clave es cómo se recuperan esos documentos. Qué sistema o criterio debe seguirse para encontrar un documento dentro de un conjunto de documentos. En un software de gestión documental sería, por ejemplo, accediendo a la categoría correspondiente (facturas, presupuestos, albaranes, etc.).
3. Clasificación
La organización de los documentos es clave, ya que de que ésta esté bien hecha depende que luego se puedan encontrar con mayor facilidad. Tanto en un entorno virtual como en uno físico, debemos seguir un criterio de clasificación ordenado por categorías y códigos.
4. Seguridad
¿Qué dispositivos de seguridad contamos para impedir la pérdida o robo de documentos? ¿Disponemos de un antivirus y un firewall en nuestro servidor? ¿El proveedor de software en la nube nos proporciona un sistema para realizar copias de seguridad?
5. Custodia
¿Qué documentos se van a conservar y durante cuánto tiempo? Algunos documentos deben conservarse obligatoriamente durante un período determinado de tiempo. Cuando ya no son necesarios, se pueden eliminar para que no estén ocupando espacio. No obstante, hay otros documentos que deben conservarse.
6. Distribución
Los documentos no sólo deben ser conservados. También hay que enviarlos a determinadas personas, proveedores, empresas. Por ejemplo, las facturas que nosotros realizamos deben enviarse al cliente y al Departamento de Contabilidad.
7. Reglas del workflow
¿Cuál es el proceso exacto que debe seguir la distribución de un documento? ¿Por qué departamentos o personas debe pasar ese documento antes de llegar a su destino?
8. Creación de documentos
En ocasiones, varias personas participan en la creación de un documento. Esto tiene que quedar registrado; todas las modificaciones que se produzcan dentro de un documento.
9. Autenticar documentos
Nuestra empresa también debe contar con un sistema para autenticar documentos. Por ejemplo, introducir la firma digital sobre las facturas.